С 2020 года организации начали постепенно уменьшать количество бумажной работы и переходить на электронные трудовые книжки. Этот процесс вызывает беспокойство у работодателей и работников. Чтобы упростить владельцам бизнеса задачу, эксперты компании «Проверка труда», специализирующиеся на кадровом консалтинге, подготовили статью об основных изменениях в ТК, связанных с электронными трудовыми книжками.
Какие законы регулируют переход на ЭТК?
Ведение электронных трудовых книжек в 2020-м и в дальнейшие годы регулируется рядом законодательных актов.
Так, ФЗ-439 дополнил ТК РФ новой статьей 66.1 и определил возможность пересылки данных о трудовой деятельности работников в электронном виде. ФЗ-436 обязал работодателей с начала 2020 года передавать эту информацию в ПФР. ФЗ-136 предоставил Правительству РФ право регулировать порядок подачи сведений. В результате было выпущено Постановление №590, в котором были установлены новые сроки передачи работодателем информации о занятости работников.
Что такое ЭТК и для чего она нужна?
В законодательстве не существует выражения «электронная трудовая книжка». В официальных документах используют термин «сведения о трудовой деятельности работника». В перечень СТД, отправляемых в ПФР входят:
- ФИО и дата рождения работника;
- даты заключения и расторжения ТД;
- тип кадрового мероприятия;
- вид занятости;
- название должности;
- основание для приема, увольнения или перевода работника с указанием даты, номера и наименования документа;
- причины прекращения трудовых отношений.
Именно эти данные работодатели начали с февраля 2020 года направлять в Пенсионный фонд в виде отчета по форме СЗВ-ТД. Они обязаны это делать, даже если работник хочет оставить ТК в бумажном виде. Переданная информация аккумулируется и хранится на серверах Пенсионного фонда, и работодатель не имеет возможности ее просматривать и вносить изменения.
Как видно из статьи 66.1 ТК РФ, работодатели освобождены от обязанности заводить ТК устаревшего формата на работников, трудоустроенных впервые после 01.01.2021. Но сотрудник, официально приступивший к работе до конца 2020 года, должен написать заявление в одном двух вариантов:
- о том, что он не хочет отказываться от документа, подтверждающего его трудовую биографию. Следует принимать во внимание, что в дальнейшем работник может изменить свое решение в любое время и оповестить об этом работодателя.
- о желании перехода на передачу СТД по статье 66.1 ТК РФ. В таком случае передумать и вернуться от электронной трудовой книжки к прежнему формату он не сможет.
Работодатель обязан отдать ТК сотрудникам, заполнившим заявление о представлении СТД в электронном виде. С момента получения документа работник отвечает за его сохранность сам.
Отчеты, касающиеся СТД персонала, работодатель формирует с помощью программ автоматизации кадрового учета или бесплатного ПО на сайте ПФР.
Плюсы электронной трудовой книжки
- Работники в любой момент могут получить доступ к СТД
- Риск представления недостоверных или ошибочных сведений снижается до нуля
- Больше возможностей для дистанционного трудоустройства работника: не нужно отправлять ТК по почте или везти ее лично
- Работодателю не нужно тратить ресурсы на покупку и заполнение бумажных документов.
- Работнику не требуется представлять дополнительную документацию, подтверждающую его право на пенсию
- Проще и быстрее получить государственные услуги, для которых требуются данные ТК: запросить копию электронной трудовой книжки можно, в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, в ПФР, МФЦ или на портале Госуслуги
- Работодатели и контролирующие органы получают больше возможностей для анализа сведений о трудовой деятельности
- Данные хранятся в полной безопасности: в случае природных катаклизмов и техногенных катастроф не придется тратить время и силы на восстановление кадрового учета.
Переход на электронные трудовые книжки пошагово
Мы подготовили небольшую памятку о том, как перейти на электронные трудовые книжки безболезненно и безошибочно.
Этап 1. Подготовьте и издайте приказы о реализации мероприятий, касающихся представление СТД в цифровом виде, и о назначении отвечающего за их формирование и отправку работника.
Любому новшеству в компании предшествует составление и утверждение работодателем плана действий. В этом конкретном случае перечень мероприятий должен содержаться в приказе о переходе на электронные трудовые книжки. В нем же следует указать сроки мероприятий и лиц, отвечающих за их проведение.
Отдельным приказом назначьте кадровика или другого сотрудника, ответственным за передачу СТД. Включите новый пункт в должностную инструкцию работника или подготовьте допсоглашение к ТД.
Этап 2. Проверьте, есть ли у вас ресурсы для передачи данных в ПФР
Убедитесь, что у вас есть ПО, с помощью которого можно вносить данные в электронные трудовые книжки и передавать СТД работников.
Заведите e-mail, на который персонал сможет присылать заявления о представлении им выписки из ЭТК. Ответственный сотрудник должен регулярно проверять почтовый ящик. Периодичность устанавливается в должностной инструкции.
Этап 3. Разработайте формы заявлений и уведомлений
До конца октября2020 года все работодатели должны были оповестить работников о грядущих изменениях и о том, что нужно сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки и подать заявление об этом.
Унифицированной формы заявления нет, создайте ее своими силами.
Этап 4. Проведите работу над ошибками
До отправки сведений в электронном виде, убедитесь, что бумажные документы не содержат опечаток и неточностей в личных данных работников, реквизитах приказов, наименованиях организаций и законов, записях о выговорах, переводах и т.д. А вот информация о благодарностях и награждениях в ПФР не передается, потому что в форме отчета такая графа не предусмотрена.
Этап 5. Внесите дополнения в ЛНА организации
Внутренние документы, содержащие упоминание о ТК, необходимо изменить или дополнить. К таким актам относятся инструкция по делопроизводству и ПВТР. Обозначьте, как вы намерены реализовать получение, хранение и обработку СТД работников.
Если у вас в организации есть профсоюз, обсудите и согласуйте изменения с его представителями.
Этап 6. Подготовьтесь к сдаче отчетности
Сведения необходимо ежемесячно отправлять в ПФР в виде отчета по форме СЗВ-ТД. Например, если в октябре вы приняли, уволили или перевели работника, данные об этом надо представить не позднее 15 ноября.
Отчет должен быть подписан усиленной КЭП, если численность персонала 25 и более человек. Предприятия с меньшим количеством работников могут отчитываться на бумаге или подавать сведения в цифровом варианте, подписав документ ЭП.
С 2021 года вы должны будете не только ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-ТД, но и отдельно представлять сведения о найме и увольнении работников.
Нарушивших сроки отправки отчета работодателей привлекают к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. В будущем планируется создать отдельную статью для этого вида нарушения.
Этап 7. Уведомьте работников о введении электронных трудовых книжек
Всем работникам, включая тех, кто находится в командировках, отпусках и на больничных, вручите уведомления о том, что вскоре вступят в действие электронные трудовые книжки. Не забудьте разъяснить работникам, что они имеют право выбрать, где и как согласно статье 66.1 ТК РФ смогут получать сведения.
Этап 8. Выдайте сотрудникам их документы
Всем, кто предпочел электронные трудовые книжки, отдайте бумажный аналог. По окончании 2020 года то же самое следует сделать в отношении работников, не направивших вам заявление о продолжении ведения ТК на бумаге.
Факт выдачи документа должен быть зафиксирован.
Если работник не захотел переходить на электронный формат, вам придется вносить сведения в цифровой и бумажный документ.
Куда работнику обращаться за информацией?
Предоставить СТД работодатель по требованию работника, в том числе уволенного ранее, должен в течение трех рабочих дней одним из указанных в заявлении способов. Если сотрудник увольняется, то СТД следует предоставить в день расторжения ТД. При этом данные должны касаться только его трудовой биографии в вашей компании.
Расскажите работникам, что делать, если они хотят получить СТД на предприятиях, где работали прежде. Для этого им надо, в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, обратиться в ПФР, МФЦ или заполнить заявку на портале Госуслуги.
Как сделать электронную трудовую книжку?
Если вы не знаете, как завести электронные трудовые книжки, формировать отчетность или что делать в запутанных случаях, обращайтесь к экспертам компании «Проверки труда» за консультацией. Мы специализируемся на вопросах кадрового законодательства и помогаем работодателям решить любые задачи в этой сфере.