Кадровый аудит

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб. Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Это крайне полезная мера при подготовке к разного рода инспекциям. Ведь к HR-службе предъявляются большие требования. Небольшая невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений нормативов и другие оплошности, допущенные специалистом или службой HR, могут стать причиной наложения серьезных санкций: от штрафов до приостановления деятельности.

Проведение кадрового аудита в организации актуально при:

• Подготовке к государственной проверке;
• Смене директора или кадровика;
• Слиянии, поглощении или других видах реструктуризации;
• Конфликтном увольнении (когда есть вероятность жалоб в контролирующие структуры);
• Изменения в нормативных актах.

Профессиональная внутренняя ревизия, своевременно организованная в рамках подготовки к внешней, помогает:

• Обнаружить недочеты и ошибки при ведении документооборота;
• Найти способы их быстрого устранения;
• Избежать предписаний и штрафов. Или, если нарушения слишком большие и быстро их устранить невозможно, снизить сумму ущерба до минимальных значений.

Но не стоит рассматривать аудит кадрового делопроизводства исключительно как способ подготовки к внешним инспекциям. Напротив, его стоит ввести в постоянную практику!

Правильно организованный, он дает возможность:

• Привести бумаги в строгое соответствие с ФЗ и правилами оформления;
• Оптимизировать расходы на управление персоналом;
• Проверить эффективность HR-службы;
• Оценить потенциал отдельных подразделений;
• Выявить сотрудников с низкой эффективностью;
• Обнаружить «зоны риска» в HR-политике. И найти варианты их преодоления;
• Сформировать стратегию развития бизнеса.

Типы этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

• Внутренний. Его компания совершает своими силами: выделяет специалиста для поиска нарушений.
• Внешний кадровый аудит. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех подразделений, проверяют, насколько правильно организовано ведение бумаг, приводят их в соответствие нормам законодательства.

2. По объему информации:

• Сплошной. Это кадровый аудит по всем документам. Эксперты оценивают приказы, касающиеся внутреннего трудового распорядка и т.д.
• Локальный. Обычно он нужен в отношении конкретного подразделения или группы документов (например, только начисления зарплаты или должностных инструкций).
• Целевой. Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежит организация их работы и ведение документации).

3. По уровню анализа:

• Тактический. Касается документооборота, относящегося к рядовым сотрудникам и руководителям низшего звена.
• Управленческий. Фокусируется на делопроизводстве в отношении менеджеров среднего звена.
• Стратегический. Это наиболее полный кадровый аудит, затрагивающий не только исполнителей и промежуточных руководителей, но и топ-менеджмент.

Аудит кадровых документов можно устраивать с разной периодичностью. Когда речь идет о первичной оценке трудовых книжек и оформлении новых сотрудников на должности, это постоянный мониторинг. Выделяют еще несколько видов:

• Текущий. Может быть организован в любой момент, по необходимости.
• Оперативный. Для обнаружения проблем и нарушений в той или иной сфере.
• Панельный. Периодический анализ в отношении одних и тех же сотрудников(отделов) с применением одних и тех же инструментов. Позволяет отследить динамику.

Когда речь идет о полной комплексной проверке, эксперты уделяют внимание деятельности всех отделов компании. При этом изучению подвергаются документы:

• Трудовые договоры.
• Трудовые книжки и книга учета их движения (наличие, соответствие требованиям законодательства, качество оформления).
• Приказы (о трудоустройстве, о переводе, об отпусках и т.п.)
• Графики отпусков.
• Финансовые документы (расчетные листки, платежные поручения).
• Личные дела и личные карточки.
• Локально-нормативные акты (ЛНА).

При рассмотрении документации предприятия в первую очередь оценивается ее соответствие требованиям ТК. В нем указаны правила заполнения и ведения бумаг, а также – их хранения, архивирования, составления общей отчетности. Пренебрежение даже мелочами – это нарушение.

Одна из важнейших групп объектов – документы внутреннего использования. Изучив их, эксперты не только оценивают правильность оформления, но и делают выводы об эффективности работы с персоналом в целом. А также ищут ошибки, просчеты и зоны риска, формируют рекомендации по решению имеющихся проблем. Кроме того, аудиторы обязаны оценить качество работы с личными данными сотрудников: они не должны быть доступны третьим лицам.

Подробному анализу подвергают:

• Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок.
• Журналы инструктажей по охране труда.
• Журналы учета внутренних документов (договоров, приказов и т.д.).

Практика показывает, что даже на успешных предприятиях, на которых тщательно следят за качеством бумаг и соблюдают все регламенты, при проведении кадрового аудита нередко выявляют ошибки. Распространенная причина штрафов — небрежное отношение к персональным данным.

Также в числе часто встречающихся ошибок:

• Отсутствие или некачественное оформление графика отпусков.
• Трудовые книжки заполнены с нарушениями: нет записей о переводах, записи о приеме на работу, сведения о владельце не актуальны.
• Некорректно и с ошибками составлены договоры.
• Отсутствуют или не актуальны должностные инструкции.
• Не ведутся журналы ознакомления работников с локальными нормативными актами, соглашениями, договорами, приказами.
• Нет или неправильно оформлены табели учета рабочего времени.
• Отсутствуют или не заполнены личные карточки работников.
• Не соответствует действительности или не утверждено штатное расписание.

В срок, необходимый для полного завершения такого исследования, нужно включать и подготовительный период, обработку данных, составление заключения. Всего выделяют 5 этапов работы:

1. Подготовительный.
   Это получение предварительных данных о бизнесе, выбор исполнителей, подписание договора и т.д.
2. Этап планирования.
   Подрядчик определяет предмет и тип аудита, составляет подробный план, согласовывает с заказчиком.
3. Анализ.
   Изучение бумаг, обработка полученной информации.
4. Выводы.
   Подрядчик составляет отчет, а также план преодоления обнаруженных проблем.
5. Поддержка.
   При необходимости, эксперты помогают клиенту наладить качественный документооборот и исправить ошибки.

По итогам проверки клиент получает подробный письменный отчет, в котором указаны:

• Основания для проведения исследования;
• Сроки;
• Данные о заказчике и исполнителе;
• Список отделов, сотрудников, в отношении которых проводилась процедура;
• Использованные методы (интервью, изучение бумаг);
• Подробные результаты, выводы, рекомендации.

Время, необходимо на организацию и полное завершение процедуры, всегда рассчитывается индивидуально, в зависимости от характеристик бизнеса, объема документации, поставленных задач и типа проверки. При этом ее организация собственными силами может затянуться на месяц и больше. На первый взгляд кажется, что штатным сотрудникам проще разобраться в документации собственного предприятия. На самом деле это не так: вовлеченность, заинтересованность и знание включенных в план проверки документов мешает, снижает степень достоверности результатов и повышает вероятность ошибок по невнимательности.

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно. Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз. Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 4 года и более мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 600 млн рублей!

• Профильный опыт. Компания «Проверка Труда» специализируется исключительно на трудовом законодательстве, что позволяет нам сохранять высокий уровень компетенции. Мы защищаем исключительно сторону бизнеса, не предоставляя услуг физическим лицам.
• Экспертность. Наши сотрудники – это бывшие инспектора государственной инспекции труда (ГИТ). Это настоящие профессионалы в трудовом праве и охране труда, знающие все новшества и позицию надзорного органа с глубоким пониманием работы системы. Они имеют практические знания применения трудового законодательства, что позволяет получить максимально объективные данные в т.ч. при подготовке к инспекционной проверке.
• Гарантия результата. У нас такого не случалось, но мы готовы вернуть полную стоимость услуг если после суда или проверки трудовой инспекции выявляют нарушения в подготовленных нами документах. Гарантируем, что по результатам кадрового аудита будут выявлены все нарушения трудового законодательства.
• Доступная цена. Наше вознаграждение в разы ниже тех расходов, которые понесет Ваше предприятие при допущенных нарушениях в случае судебных споров с работниками или выявленными нарушениями при проверках.
• Индивидуальный подход к каждому клиенту. Мы оцениваем каждую ситуацию отдельно и готовим Техническое задание на проведение кадрового аудита. Если какая-либо кадровая документация отсутствует, заказчик получает оценку рисков по данной проблемной зоне. По результатам кадрового аудита клиент получает заключение, которое соответствует его целям и задачам.