Внутренний аудит кадровой документации

Главная/ Статьи/ Кадровый аудит/ Внутренний аудит кадровой документации
Аудит кадровой документации – надежный способ избежать штрафов и других санкций при визитах трудовой инспекции. Для любой организации или предприятия одно из важных направлений – постановка и ведение работы с персоналом. Не уделяя этой сфере достаточного внимания, можно столкнуться с неприятными последствиями вплоть до приостановки деятельности.

Когда проводится и с какой целью

С необходимостью такой проверки можно столкнуться на абсолютно разных этапах. Одна из самых распространенных причин инициации внутреннего аудита кадровой документации – смена кадровика и связанная с этим процедура передачи дел. Также он может понадобиться:

  • При получении предупреждения о том, что в ближайший год предстоит плановая проверка трудовой инспекции.
  • При сложном, конфликтном увольнении работника (когда человек угрожает судом, жалобами и т.д.).

Главная цель такого мероприятия – совершенствование работы службы персонала и минимизация рисков для работодателя.

Кроме того, в числе целей:

  • Пересмотр системы делопроизводства, уменьшение количества бумаг в этой сфере.
  • Снижение издержек (финансовых и трудовых) на постановку и ведение учета персонала.
  • Организация работы в строгом соответствии с законодательством РФ.
  • Успешное прохождение проверок ГИТ.
  • Быстрое решение трудовых споров без материальных потерь.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны. Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Особенности проведения

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Виды и этапы аудита кадровой документации

Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений. И выборочным, который затрагивает:

— определенные участки ведения делопроизводства;

— бумаги по тому или иному работнику;

— все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов.

Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года. Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура.

Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней. Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов. Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур.

Процедура состоит из следующих шагов:

  1. Создание рабочей группы в компании.
  2. В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
  3. Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
  4. Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:

    • оценка правильности ведения документации;
    • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
    • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
    • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  5. Проведение анализа в соответствии с планом.
  6. Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.
  7. Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.

Какие документы подлежат оценке при аудите кадровой документации

В первую очередь эксперты тщательно изучают основные локальные нормативные акты, наличие которых обязательно для любой организации:

  • Штатное расписание.
  • Документ, устанавливающий и регламентирующий систему оплаты труда.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • График отпусков сотрудников.
  • Положение о защите и обработке персональных данных.
  • Личные дела и карточки сотрудников.
  • Приказы по личному составу (прием на должности, перевод, увольнение и т.д.).
  • Приказы по основной деятельности фирмы.
  • Трудовые договоры.
  • Приказы, акты (в том числе по командировкам).

Опыт проведения многочисленных аудитов кадровой документации и судебная практика однозначно показывают, что большая часть нарушений, обнаруженных в ходе визитов экспертов в офисы компаний, связана как раз с отсутствием каких-то из этих правовых актов. На втором месте – неправильно составленные бумаги, нехватка ключевых пунктов, противоречие содержания действующему законодательству.

Для некоторых предприятий из-за специфики их деятельности обязательными могут быть и другие локально-правовые акты:

— графики смен;

— списки должностей с ненормированным режимом;

— договоры: коллективный, о материальной ответственности, о коммерческой тайне;

— приказы по оформлению заместительства на время отсутствия по болезни или отпуску.

Особо стоит упомянуть должностные инструкции. По закону этот документ не входит в перечень обязательных для оформления отношений работодателя и сотрудников. Но одна из статей Трудового Кодекса РФ гласит: наличие четко прописанной трудовой функции работника – одно из условий правомочности трудового договора. Поэтому обязанности каждого в любом случае нужно четко прописать – либо в самом договоре, либо в отдельном локальном нормативном акте.

Аудит кадровых документов предполагает проверку наличия всех упомянутых ЛНА, качества оформления, соответствия друг другу и требованиям законодательства. Вовремя обнаружив и устранив ошибки, имеющиеся в этой части взаимодействия с персоналом,  можно избежать многих сложностей и дать бизнесу возможность развиваться.

Итог внутреннего аудита кадровой документации

По результатам его проведения эксперты составляют отчет. В этом документе содержатся все результаты:

  • оценки ведения документооборота за определенный период;
  • наличия необходимых нормативных актов;
  • оценки соответствия их содержания и оформления требованиям законодательства;
  • анализа бумаг, выделенных для этих целей;
  • оценки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства и интересам работников;
  • соотнесение нарушений и ответственности за них, которая грозит организации как юрлицу и должностным лицам.

В отчете по итогам такой ревизии обязательно должны быть ссылки на конкретные законодательные нормы и нормативно-правовые акты, нарушения которых зафиксированы в работе организации, подробные рекомендации по исправлению всех недочетов, оценка рисков, имеющихся в отношении проверок ГИТ или при наступлении трудового конфликта.

Преимущества привлечения сторонней компании для внутреннего аудита кадровых документов

Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании. Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета. При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.

В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию. Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка. Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

Заказать кадровый аудит от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены.

Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

  • Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
  • Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
  • Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
  • Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
  • Оценку персонала.
  • Выявление источников конфликтов.
  • Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.

Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

Почему выбирают «Проверку Труда»

  • Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.
  • Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
  • Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации. Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.
  • Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
  • Помощь в урегулировании трудовых споров.
  • Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.

Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги.

Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.

Свяжитесь с нами уже сейчас, чтобы защитить свой бизнес!