Кадровый аудит

Главная/ Статьи/ Аудит/ Кадровый аудит
Аудит ведения кадрового делопроизводства – это экспертиза управления персоналом. Так как правила заполнения бумаг в этой сфере строго регламентированы, нарушения могут грозить должностным лицам серьезными штрафами. Чтобы защитить свой бизнес от финансовых и репутационных потерь, а также для поддержки и консультаций в ходе официальных визитов государственных инспекторов, руководителю стоит обратиться в компанию «Проверка труда».

Для чего нужен кадровый аудит

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб.  Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Это крайне полезная мера при подготовке к разного рода инспекциям. Ведь к HR-службе предъявляются большие требования. Небольшая невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений нормативов и другие оплошности, допущенные специалистом или службой HR, могут стать причиной наложения серьезных санкций: от штрафов до приостановления деятельности.

Проведение кадрового аудита в организации актуально при:

— Подготовке к государственной проверке;
— Смене директора или кадровика;
— Слиянии, поглощении или других видах реструктуризации;
— Конфликтном увольнении (когда есть вероятность жалоб в контролирующие структуры);
— Изменения в нормативных актах.

Профессиональная внутренняя ревизия, своевременно организованная в рамках подготовки к внешней, помогает:
— Обнаружить недочеты и ошибки при ведении документооборота;
— Найти способы их быстрого устранения;
— Избежать предписаний и штрафов. Или, если нарушения слишком большие и быстро их устранить невозможно, снизить сумму ущерба до минимальных значений.

Но не стоит рассматривать аудит кадрового делопроизводства исключительно как способ подготовки к внешним инспекциям. Напротив, его стоит ввести в постоянную практику!

Правильно организованный, он дает возможность:
— Привести бумаги в строгое соответствие с ФЗ и правилами оформления;
— Оптимизировать расходы на управление персоналом;
— Проверить эффективность HR-службы;
— Оценить потенциал отдельных подразделений;
— Выявить сотрудников с низкой эффективностью;
— Обнаружить «зоны риска» в HR-политике. И найти варианты их преодоления;
— Сформировать стратегию развития бизнеса.

Типы этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

— Внутренний. Его компания совершает своими силами: выделяет специалиста для поиска нарушений.
— Внешний кадровый аудит. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех подразделений, проверяют, насколько правильно организовано ведение бумаг, приводят их в соответствие нормам законодательства.

2. По объему информации:

— Сплошной. Это кадровый аудит по всем документам. Эксперты оценивают приказы, касающиеся внутреннего трудового распорядка и т.д.
— Локальный. Обычно он нужен в отношении конкретного подразделения или группы документов (например, только начисления зарплаты или должностных инструкций).
— Целевой. Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежит организация их работы и ведение документации).

3. По уровню анализа:

— Тактический. Касается документооборота, относящегося к рядовым сотрудникам и руководителям низшего звена.
— Управленческий. Фокусируется на делопроизводстве в отношении менеджеров среднего звена.
— Стратегический. Это наиболее полный кадровый аудит, затрагивающий не только исполнителей и промежуточных руководителей, но и топ-менеджмент.

Аудит кадровых документов можно устраивать с разной периодичностью. Когда речь идет о первичной оценке трудовых книжек и оформлении новых сотрудников на должности, это постоянный мониторинг. Выделяют еще несколько видов:

  • Текущий. Может быть организован в любой момент, по необходимости.
  • Оперативный. Для обнаружения проблем и нарушений в той или иной сфере.
  • Панельный. Периодический анализ в отношении одних и тех же сотрудников (отделов) с применением одних и тех же инструментов. Позволяет отследить динамику.

Объекты аудита кадрового делопроизводства

Когда речь идет о полной комплексной проверке, эксперты уделяют внимание деятельности всех отделов компании. При этом изучению подвергаются документы:

  • Трудовые договоры.
  • Трудовые книжки и книга учета их движения (наличие, соответствие требованиям законодательства, качество оформления).
  • Приказы (о трудоустройстве, о переводе, об отпусках и т.п.)
  • Графики отпусков.
  • Финансовые документы (расчетные листки, платежные поручения).
  • Личные дела и личные карточки.
  • Локально-нормативные акты (ЛНА).

При рассмотрении документации предприятия в первую очередь оценивается ее соответствие требованиям ТК. В нем указаны правила заполнения и ведения бумаг, а также – их хранения, архивирования, составления общей отчетности. Пренебрежение даже мелочами – это нарушение.

Одна из важнейших групп объектов – документы внутреннего использования. Изучив их, эксперты не только оценивают правильность оформления, но и делают выводы об эффективности работы с персоналом в целом. А также ищут ошибки, просчеты и зоны риска, формируют рекомендации по решению имеющихся проблем. Кроме того, аудиторы обязаны оценить качество работы с личными данными сотрудников: они не должны быть доступны третьим лицам.

Подробному анализу подвергают:

  • Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок.
  • Журналы инструктажей по охране труда.
  • Журналы учета внутренних документов (договоров, приказов и т.д.).

Практика показывает, что даже на успешных предприятиях, на которых тщательно следят за качеством бумаг и соблюдают все регламенты, при проведении кадрового аудита нередко выявляют ошибки. Распространенная причина штрафов — небрежное отношение к персональным данным.

Также в числе часто встречающихся ошибок:

— Отсутствие или некачественное оформление графика отпусков.
— Трудовые книжки заполнены с нарушениями: нет записей о переводах, записи о приеме на работу, сведения о владельце не актуальны.
— Некорректно и с ошибками составлены договоры.
— Отсутствуют или не актуальны должностные инструкции.
— Не ведутся журналы ознакомления работников с локальными нормативными актами, соглашениями, договорами, приказами.
— Нет или неправильно оформлены табели учета рабочего времени.
— Отсутствуют или не заполнены личные карточки работников.
— Не соответствует действительности или не утверждено штатное расписание.

Этапы и методы проведения кадрового аудита организации

В срок, необходимый для полного завершения такого исследования, нужно включать и подготовительный период, обработку данных, составление заключения. Всего выделяют 5 этапов работы:

1. Подготовительный.
Это получение предварительных данных о бизнесе, выбор исполнителей, подписание договора и т.д.

2. Этап планирования.
Подрядчик определяет предмет и тип аудита, составляет подробный план, согласовывает с заказчиком.

3. Анализ.
Изучение бумаг, обработка полученной информации.

4. Выводы.
Подрядчик составляет отчет, а также план преодоления обнаруженных проблем.

5. Поддержка.
При необходимости, эксперты помогают клиенту наладить качественный документооборот и исправить ошибки.

По итогам проверки клиент получает подробный письменный отчет, в котором указаны:

— Основания для проведения исследования;
— Сроки;
— Данные о заказчике и исполнителе;
— Список отделов, сотрудников, в отношении которых проводилась процедура;
— Использованные методы (интервью, изучение бумаг);
— Подробные результаты, выводы, рекомендации.

Сроки

Время, необходимо на организацию и полное завершение процедуры, всегда рассчитывается индивидуально, в зависимости от характеристик бизнеса, объема документации, поставленных задач и типа проверки. При этом ее организация собственными силами может затянуться на месяц и больше. На первый взгляд кажется, что штатным сотрудникам проще разобраться в документации собственного предприятия. На самом деле это не так: вовлеченность, заинтересованность и знание включенных в план проверки документов мешает, снижает степень достоверности результатов и повышает вероятность ошибок по невнимательности.

Преимущества внешнего кадрового аудита

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно. Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз. Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 2 года мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 65 млн рублей!

Наши преимущества

— Всегда гарантируем результат в виде экономии ваших денег, времени и нервов! Если штрафов не удается избежать или их размер превышает прогнозы, мы берем их оплату на себя, снижая стоимость своих услуг.
— Экспертная команда. В штате компании работают бывшие инспекторы государственной инспекции, которые понимают, как функционирует система!
— Профиль на трудовом праве. Мы работаем только в этой сфере, имеем огромный опыт решения проблем клиентов и тщательно следим за всеми обновлениями законодательства.
— Оперативность. Благодаря профессиональной команде, отлаженным методикам и опыту мы оперативно помогаем даже крупным заказчикам.
— Репутация, конфиденциальность, сервис. Мы ценим ваше доверие и делаем все, чтобы оправдать его.

Также мы предлагаем другие виды консалтинга в области трудового права: от консультационной поддержки в рамках одного проекта до полного сопровождения.

Готовитесь к внешней проверке или хотите привести работу с персоналом на предприятии в надлежащее состояние? Позвоните или напишите нам, чтобы выбрать время консультации.